Відділ трудового архіву

Інформація про відділ трудового архіву Підгайцівської сільської ради

У процесі діяльності будь-якого підприємства накопичується значна кількість документів. Левову частку серед них становлять документи з особового складу (накази, трудові договори, особові справи працівників, зарплатні відомості тощо). Ці документи, як правило мають тривалий строк зберігання (до 75 років) і особливо важливі для працівників при призначення пенсій та різних видів допомоги. Тому їх збереженню повинна приділятись підвищена увага. З цією метою , відповідно до рішення Підгацівської сільської ради від 04 грудня 2020 року № 1/9 «Про внесення змін до рішення Підгайцівської сільської ради № 1/13 від 04 січня 2019 року «Про затвердження структури виконавчих органів ради, загальної чисельності апарату ради та її виконавчих органів» було утворено відділ трудового архіву, як окремий структурний підрозділ – виконавчий орган Підгайцівської сільської ради.

Для успішного виконання своїх завдань та створення оптимальних умов зберігання  документів трудовий архів забезпечений приміщенням (архівосховище та кабінет -  площею 35 та 15 квадратних метрів відповідно), що розташоване на другому поверсі адміністративної будівлі Лищенського старостинського округу за адресою с. Лище, вул. Шкільна, 1а. Сховище обладнане металевими стелажами загальною протяжністю 150 погонних метрів, встановлені металеві вхідні двері, на вікнах - жалюзі, сховище забезпечене порошковим вогнегасником ВП-5(з). Адміністративна будівля підключена до централізованої охоронної сигналізації Satel CA 6.

В  трудовому  архіві  зберігаються   документи 76 підприємств, установ та організацій, що здійснювали свою діяльність на території сільської ради. Загальна кількість документів станом на 1 січня 2024 року становить 5275 одиниць зберігання. Серед них такі великі підприємства:

• Приватне сільськогосподарське підприємство «Заповіт», с. Лище (колишній колгосп «Заповіт Леніна»);
• ВАТ «Волиньагрохім», с. Струмівка;
• Сільськогосподарський виробничий кооператив «Волинський тепличний комбінат», с. Підгайці;
• Сільськогосподарське виробничо-наукове товариство з обмеженою відповідальністю «Колос», с. Підгайці (колишній колгосп «Комуніст»);
• Військове сільськогосподарське підприємство «Липини», с. Липини (колишній радгосп «Волинський»);
• Сільськогосподарський виробничий кооператив «Прометей»,с. Пальче;
• Сільськогосподарський виробничий кооператив «Весна», с. Хорлупи;
• Сільськогосподарський виробничий кооператив «Слава», с. Борохів;

Найстаріші справи датуються 1944 роком.

Згідно чинного законодавства, усі підприємства, які вирішили завершити свою діяльність, повинні в обов’язковому порядку забезпечити передачу документів з кадрових питань (особового складу) на зберігання в архівну установу. Довідка з трудового архіву про прийом документів на зберігання є в переліку документів, необхідних для проведення державної реєстрації припинення юридичної особи. З 2021 року припинили свою діяльність і передали документи до відділу трудового архіву на зберігання 6 підприємств, що були зареєстровані на території Підгайцівської сільської ради:

• Сільськогосподарське приватне товариство «Злата», с. Підгайці;
• Товариство з обмеженою відповідальністю «ЕРНЕКС», с. Струмівка;
• Закрите акціонерне товариство «Племптахорепродуктор «Ківерцівський»,  с. Борохів;
• Відкрите акціонерне товариство «Племптахорепродуктор «Ківерцівський»,  с. Борохів;
•  Приватне підприємство «ХУАСПО», с. Підгайці;
• Приватне підприємство «Комплімент», с. Гаразджа.

Відповідно до рішення виконкому Підгайцівської сільської ради від 04 лютого 2022 року    № 14/11 , для забезпечення  збереження документів та подальшого виконання запитів соціально-правового характеру відділ трудового архіву прийняв на довгострокове (75  років) зберігання виявлені документи з кадрових питань (особового складу)  реорганізованих сільських рад, які увійшли до складу Підгайцівської сільської ради. Було проведене науково-технічне опрацювання цих документів, складені відповідні описи справ, які були затверджені експертною комісією архівного відділу Луцької райдержадміністрації.

Усі фонди належним чином обліковані, внесені в книгу фондів, сформовані справи фондів.

Головним завданням трудового архіву є надання громадянам довідок на підставі інформації, що міститься в документах, котрі перебувають на зберіганні. Трудовий архів тісно співпрацює з Підгайцівським центром надання адміністративних послуг. Щочетверга начальником архіву здійснюється особистий прийом громадян у ЦНАП с. Липини. А у перший четвер місяця прийом здійснюється спільно з працівником Пенсійного фонду.

За 2023 рік на виконання запитів громадян трудовим архівом підготовлена та видана 171 довідка соціально-правового характеру (про заробітну плату та трудовий стаж). Порушень термінів виконання запитів не допускається. Переважно всі запити виконані в межах 5-9 календарних днів.

Усі довідки, які враховуються для призначення пенсії, перевіряються відділом контрольно-перевірочної роботи управління внутрішнього аудиту та фінансового контролю ГУ ПФУ у Волинській області. З вересня 2023 року (з часу відновлення такої роботи)  у відділі відбулись 18 таких перевірок. За їх результатами складаються відповідні акти. Порушень не виявлено.