Положення про відділ трудового архіву

                               ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                      рішення сільської ради №5/2

                                            від 17 лютого 2021 року  

ПОЛОЖЕННЯ 
про відділ трудового архіву

Підгайцівської сільської ради

Луцького району Волинської області

І. Загальні положення

1.1. Відділ трудового архіву Підгайцівської сільської ради створюється для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб-підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі – архівні документи).

Архівні документи передаються до відділу трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб-підприємців, а також у випадках визначених законодавством.

1.2. Відділ трудового архіву створюється за рішенням Підгайцівської сільської ради, є її виконавчим органом без статусу юридичної особи, утримується за рахунок коштів сільського бюджету, коштів, отриманих за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів, та коштів з інших надходжень, не заборонених законом. Підгайцівська сільська рада  забезпечує архів необхідним приміщенням, обладнанням  і  кадрами.

Сільські селищні ради Луцького району можуть делегувати Підгайцівській сільській раді частини власних повноважень зі створення відділів трудового архіву разом з передачею коштів відповідних бюджетів, як субвенції на його утримання.

1.3. Відділ трудового архіву підпорядковується Підгацівській сільській раді, Підгайцівському сільському голові, та підзвітний і підконтрольний архівному відділу Луцької районної державної адміністрації, Державному архіву Волинської області.

1.4. У своїй діяльності відділ трудового архіву керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями Підгацівської сільської ради і розпорядженнями Підгайцівського сільського голови, іншими нормативно-правовими актами та цим положенням.

З питань організації і методики ведення архівної справи відділ трудового архіву керується нормативно-правовими актами, затвердженими Міністерством юстиції України, правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями  Укрдержархіву, Державного архіву Волинської області.

ІІ. Завдання відділу та обов’язки

1. 1. Основним завданням відділу трудового архіву є:

- забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;

- додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

2.2.  Відділ трудового архіву відповідно до покладених на нього завдань:

1) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) архівним відділом Луцької районної державної адміністрації;

2) здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;

3) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;

4) веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за науково-технічним опрацюванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до відділу трудового архіву;

5) здійснює моніторинг збереження та науково-технічного опрацювання документів з кадрових питань (особового складу) в установах, на підприємствах, в організаціях незалежно від форм власності;

6) забезпечує зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на  території Підгайцівської сільської ради, відповідно до умов та строків зберігання, визначених Міністерством юстиції;

7) здійснює на підставі договору з юридичною особою, фізичною особою – підприємцем науково-технічне опрацювання документів;

8) проводить експертизу цінності архівних документів, строки зберігання яких закінчилися, що зберігаються в трудовому архіві, подає на розгляд експертній комісії архівного відділу Луцької  районної державної адміністрації акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

9) веде облік документів, що зберігаються у відділі трудового архіву, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;

10) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;

11) здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у відділі трудовому архіві;

12) організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;

13) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад та зміст документів трудового архіву;

14) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до відділу трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;

15) видає довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;

16) забезпечує конфіденційність персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;

17) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

ІІІ. Відділ трудового архіву має право:

Для виконання покладених на відділ трудового архіву завдань йому надається право:

1) одержувати від ліквідаторів відомості про кількість, склад і стан науково-технічного опрацювання документів для визначення вартості послуг, що здійснює відділ трудового архіву, відповідно до цін і тарифів, затверджених в установленому порядку, та інші необхідні відомості для роботи;

2) надавати методичну допомогу  ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції трудового архіву;

4) розробляти та застосовувати договірні ціни на роботи і послуги, визначені чиним законодавством;

5) приймати на депоноване зберігання документи від діючих юридичних осіб;

6) брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів поданих відділом трудового архіву;

7) брати участь у нарадах, які проводить Підгайцівська сільська рада, Луцька районна рада, Луцька районна державна адміністрація, ліквідаційна комісія (ліквідатор), Державний архів Волинської області, архівний відділ Луцької районної державної адміністрації в разі розгляду на них питань роботи з документами;

Відділ трудового архіву працює відповідно до  річного плану, який погоджується з архівним відділом Луцької районної державної адміністрації та затверджується Підгайцівським сільським головою . Примірник річного плану та звіту про його виконання надається архівному відділу Луцької районної державної адміністрації та Державному архіву Волинської області.

У Трудовому архіві зберігаються:

1) документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб - підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на території Підгайцівської сільської ради;

2) виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;

3) документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форми власності, підпорядкування, що розташовані на відповідній території, якщо інше не передбачено чинним законодавством;

4) довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.

Відділ трудового архіву очолює начальник, який є посадовою особою місцевого самоврядування, і призначається на посаду та звільняється з посади Підгацівським сільським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

Начальник відділу трудового архіву:

1) організовує діяльність відділу, персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань;

2) контролює виконання службових обов’язків працівниками трудового архіву;

3) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;

4) організовує ведення прийому громадян, розгляд звернень, що належать до компетенції відділу трудового архіву;

5) представляє відділ з усіх питань, пов'язаних з його діяльністю.

ІV. Прикінцеві положення.

Відділ трудового архіву при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами сільської ради, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності.

Службові обов'язки працівників відділу трудового архіву  визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються Підгайцівським сільським головою. 

Відділ трудового архіву має свої штампи, для засвідчення архівних довідок, копій, витягів з архівних документів використовується гербова печатка Підгацівської сільської ради.