Інформація для юридичних осіб
З метою соціального захисту працівників, ліквідація установи (підприємства) передбачає передачу документів на зберігання до архівної установи. Серед документів, які подаються державному реєстратору для проведення реєстрації припинення юридичної особи є обовʼязковою довідка з архівного відділу про прийняття документів, які підлягають довгостроковому зберіганню.
Упорядкування і підготовка документів установи, що ліквідується, входить до обов’язків ліквідаційної комісії або ліквідатора.
Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів з кадрових питань (особового складу) та тимчасового зберігання, термін зберігання яких не закінчився. Одночасно відбираються документи і справи до знищення, термін зберігання яких минув. Відповідно до Переліку типових документів, затвердженим Наказом міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5 на упорядковані документи складаються описи і акт про виділення до знищення документів (складається у разі потреби). До описів справ складається засвідчувальний напис, довідковий апарат: історична довідка, передмова, титульний аркуш.
Описи справ та акт про виділення до знищення документів передаються на розгляд експертної комісії архівного відділу Луцької райдержадміністрації і після схвалення затверджуються головою ліквідаційної комісії (ліквідатором). При виявленні нестачі архівних документів складається Акт, що затверджується головою ліквідаційної комісії (ліквідатором), після чого передається на розгляд експертної комісії архівного відділу.
Керуючись Переліком документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції від 14.03.2013 р. № 430/5 до опису справ з кадрових питань (особового складу) включаються:
- накази з кадрових питань (особового складу), рішення загальних зборів про прийом, переведення, звільнення працівників, надбавки, сумісництво;
- установчі документи (статути, свідоцтва, накази, рішення вищих органів про реорганізацію, перейменування установи);
- договори, угоди, контракти (трудові);
- документи з атестації робочих місць;
- колективні договори;
- книга реєстрації табельних номерів;
- особові справи, особові картки працівників;
- особові рахунки працівників або відомості нарахування заробітної плати (при відсутності особових рахунків);
- акти нещасних випадків на виробництві, журнали їх реєстрації;
- табелі виходів чи наряди працівників із шкідливими умовами праці;
- інші документи, які можуть забезпечити соціальний захист працівників установи.
Додатково ліквідатором також передаються наступні документи:
- ліквідаційні документи: рішення загальних зборів, вищих органів, суду, накази про ліквідацію, банкрутство установи, ліквідаційний баланс, довідки про зняття з обліку органами статистики, податковими, пенсійними органами, про закриття банківських рахунків (копії).
- до опису справ тимчасового зберігання, включаються документи,терміни зберігання яких не закінчилися. Допускається формування таких документів в одну справу за декілька років та включення до опису за початковою датою.
Акт про виділення до знищення документів, термін зберігання яких минув, складається на всі справи установи, які знищуються. Знищення документів проводиться після погодження описів справ та актів архівною установою, затверджених ліквідаційною комісією (ліквідатором).
Після схвалення експертною комісією архівного відділу Луцької райдержадміністрації описів справ, ліквідатор звертається до Підгайцівської сільської ради з письмовою заявою про передачу документів установи, яка ліквідується, для подальшого їх зберігання у відділі трудового архіву. Документи доставляються в архів за рахунок установи-здавальника, разом з ними передаються описи справ та акт про виділення до знищення документів.
Приймання документів оформлюється актом приймання-передавання, один примірник якого та довідку про прийняття документів до архіву, видаються ліквідатору.
